Впровадження Perfex CRM

Perfex працює не «десь у хмарі», а на вашому хостингу — так само, як сайт, і все, що в ньому лежить, належить вам.

Наша власна CRM живе на тому самому хостингу, що й сайт студії, — окремий сервер не знадобився. Ми ставимо програму на адресу на кшталт crm.ваш-сайт.ua, вмикаємо захищене з’єднання, щоб паролі не передавались відкрито, і налаштовуємо пошту, з якої CRM надсилає клієнтам рахунки.

Перевіряємо й технічні дрібниці, через які потім бувають збої: потрібну версію PHP (мови, якою написаний Perfex), розклад фонових задач для нагадувань і листів, права на папки. Ліцензію ви купуєте на себе — так вона юридично ваша, і від нас ви не залежите.

• окрема адреса CRM на вашому домені
• захищене з’єднання й робоча пошта для листів
• щоденні резервні копії бази й файлів
• ліцензія й усі доступи оформлені на вас

Якщо хостингу немає або він слабкий, підкажемо, що взяти: для невеликої команди зазвичай вистачає звичайного тарифу, як для сайту.

Порада: зберігайте доступи до хостингу й адмінки CRM у себе, а не лише в підрядника. Хороший підрядник сам на цьому наполягає.

Налаштування — це не галочки в меню, а ваш процес продажу й роботи, перенесений у програму.

Спершу — воронка, тобто етапи, які проходить кожна заявка: «нова», «зателефонували», «надіслали пропозицію», «оплачено». Коли етапи названі вашими словами, власник одним поглядом бачить, де застрягли гроші, а менеджер — кому він обіцяв передзвонити.

Далі — поля й права. Якщо вам важливо знати джерело клієнта, тип об’єкта чи дату наступного дзвінка — додаємо такі поля. Права вирішують, хто що бачить: менеджер — свої угоди, бухгалтер — рахунки, власник — усе. Переклад інтерфейсу доводимо так, щоб статуси й листи звучали по-людськи.

• етапи заявок і статуси задач вашими словами
• додаткові поля: джерело, бюджет, дата дзвінка
• ролі й права: хто що бачить і змінює
• український інтерфейс і шаблони листів

Головна помилка — налаштувати «на виріст» двадцять етапів і тридцять полів. Команда не заповнює й половини, і CRM швидко стає формальністю. Починаємо з мінімуму й додаємо, коли з’являється реальна потреба.

До зустрічі з нами намалюйте на аркуші, через що проходить клієнт від першого дзвінка до оплати. Це і є чернетка вашої воронки.

Документи — місце, де CRM починає економити години: рахунок чи пропозиція збирається з готових даних, а не з нуля у Word.

Ми налаштовуємо шаблони під вас: реквізити ФОП чи ТОВ, гривня як основна валюта, ПДВ чи без нього, формат номера рахунку, строк оплати за замовчуванням. Чернетку рахунку можна зберегти без номера — нумерація не збивається через рахунки, які так і не пішли клієнту.

Клієнт отримує рахунок листом із посиланням і бачить його в особистому кабінеті — розділі CRM, куди він заходить за своїми документами. У нашій CRM уже понад тисяча рахунків, тож ми знаємо, які дрібниці тут дратують найбільше і як їх прибрати.

• рахунки з вашими реквізитами й нумерацією
• комерційні пропозиції з позиціями й сумою
• договори за шаблоном із даними клієнта
• нагадування клієнту про неоплачений рахунок

Окремо дивимось, як у вас формуються позиції. Якщо рахунки типові — зберігаємо готові послуги з цінами, і менеджер лише обирає їх зі списку.

Надішліть нам два-три свої реальні рахунки й договори — ми повторимо їхній вигляд, щоб клієнти не помітили різниці, крім швидкості.

Заявка з сайту не повинна чекати, поки хтось перепише її з пошти в CRM, — вона має з’явитись там сама.

Так працює наш сайт: людина заповнює форму чи калькулятор, і заявка одночасно йде на пошту, у Telegram і карткою в CRM — з іменем, телефоном і розрахунком. Для цього в Perfex є «Web-to-Lead» — прийом заявок із сайту напряму; ми з’єднуємо його з вашими формами на WordPress, OpenCart чи будь-якому іншому сайті.

Тут є граблі, які ми пройшли самі. Коли на нашому сайті замінили форми, старий зв’язок із CRM тихо перестав працювати — пошта приходила, а в CRM не падало нічого. Помітили на перевірці. Ще одна пастка — обов’язкове поле в CRM, якого немає у формі сайту: такі заявки CRM мовчки відкидає.

• форми сайту й калькулятор вартості
• заявки від чат-помічника
• сповіщення про нову заявку в Telegram
• захист від спаму до того, як він потрапить у CRM

Тому ми ведемо журнал переданих заявок і налаштовуємо фільтр від ботів: інакше спам із форми сиплеться і на пошту, і в CRM.

Раз на місяць звіряйте: скільки заявок прийшло на пошту і скільки з’явилось у CRM. Цифри мають збігатися.

Модуль — це доповнення, яке додає CRM потрібну вам функцію, не чіпаючи саму програму.

Для себе ми написали модуль, який створює задачі й рахунки однією командою з чату: пишеш «створи рахунок клієнту на таку роботу» — і він з’являється в CRM з правильним номером і в журналі, як створений вручну. Інший модуль рахує, скільки годин програміст витратив на задачі за тиждень і скільки йому заплатити, — прямо з таймерів задач.

Принцип у нас один: модуль працює через штатні механізми Perfex, а не пише в базу даних напряму й не змінює файли самої програми. Тоді нумерація, сповіщення й права працюють як слід, а Perfex можна оновлювати.

• задачі й рахунки однією командою з чату
• облік годин і виплат підрядникам
• сховище паролів і доступів клієнтів
• звіти, яких немає в стандартному меню

Спершу завжди шукаємо готовий модуль: для Perfex їх продається чимало. Писати своє варто, коли готового немає або він робить не те.

Чесно: після великого оновлення Perfex модулі треба перевіряти. Ми робимо це до оновлення робочої CRM, а не після.

CRM оживає, коли в ній уже є ваші клієнти, а команда знає, що натискати. Ці два кроки ми беремо на себе.

Базу переносимо з того, де вона живе зараз: Excel, Google Таблиці, експорт зі старої CRM. Перед переносом чистимо дублі, приводимо телефони до одного формату й домовляємось, що переносити, а що лишити в архіві. Переносити все «про всяк випадок» — погана ідея: сміття з таблиці перекочує в нову систему.

Навчаємо не загальною лекцією, а під ролі. Менеджеру показуємо заявки й задачі, бухгалтеру — рахунки й оплати, керівнику — звіти й контроль. Лишаємо короткі інструкції своїми словами, щоб новий співробітник розібрався без нас.

• перенос клієнтів, контактів і історії
• чистка дублів і єдиний формат телефонів
• навчання окремо для кожної ролі
• оновлення Perfex і доробки після запуску

Перші тижні після запуску — найважливіші: з’являються питання й дрібні незручності. Ми відповідаємо на них і правимо налаштування, поки звичка працювати в CRM не закріпиться.

Призначте в команді одну людину, відповідальну за CRM. Без неї навіть добре налаштована система поступово обростає безладом.