Внедрение Perfex CRM

Perfex работает не «где-то в облаке», а на вашем хостинге — так же, как сайт, и всё, что в нём хранится, принадлежит вам.

Наша собственная CRM живёт на том же хостинге, что и сайт студии, — отдельный сервер не понадобился. Мы ставим программу на адрес вроде crm.ваш-сайт.ua, включаем защищённое соединение, чтобы пароли не передавались открыто, и настраиваем почту, с которой CRM отправляет клиентам счета.

Проверяем и технические мелочи, из-за которых потом бывают сбои: нужную версию PHP (языка, на котором написан Perfex), расписание фоновых задач для напоминаний и писем, права на папки. Лицензию вы покупаете на себя — так она юридически ваша, и от нас вы не зависите.

• отдельный адрес CRM на вашем домене
• защищённое соединение и рабочая почта для писем
• ежедневные резервные копии базы и файлов
• лицензия и все доступы оформлены на вас

Если хостинга нет или он слабый, подскажем, что взять: для небольшой команды обычно хватает обычного тарифа, как для сайта.

Совет: храните доступы к хостингу и админке CRM у себя, а не только у подрядчика. Хороший подрядчик сам на этом настаивает.

Настройка — это не галочки в меню, а ваш процесс продаж и работы, перенесённый в программу.

Сначала — воронка, то есть этапы, которые проходит каждая заявка: «новая», «позвонили», «отправили предложение», «оплачено». Когда этапы названы вашими словами, владелец одним взглядом видит, где застряли деньги, а менеджер — кому он обещал перезвонить.

Дальше — поля и права. Если вам важно знать источник клиента, тип объекта или дату следующего звонка — добавляем такие поля. Права решают, кто что видит: менеджер — свои сделки, бухгалтер — счета, владелец — всё. Перевод интерфейса доводим так, чтобы статусы и письма звучали по-человечески.

• этапы заявок и статусы задач вашими словами
• дополнительные поля: источник, бюджет, дата звонка
• роли и права: кто что видит и меняет
• украинский интерфейс и шаблоны писем

Главная ошибка — настроить «на вырост» двадцать этапов и тридцать полей. Команда не заполняет и половины, и CRM быстро становится формальностью. Начинаем с минимума и добавляем, когда появляется реальная потребность.

До встречи с нами нарисуйте на листе, через что проходит клиент от первого звонка до оплаты. Это и есть черновик вашей воронки.

Документы — место, где CRM начинает экономить часы: счёт или предложение собирается из готовых данных, а не с нуля в Word.

Мы настраиваем шаблоны под вас: реквизиты ФЛП или ООО, гривна как основная валюта, НДС или без него, формат номера счёта, срок оплаты по умолчанию. Черновик счёта можно сохранить без номера — нумерация не сбивается из-за счетов, которые так и не ушли клиенту.

Клиент получает счёт письмом со ссылкой и видит его в личном кабинете — разделе CRM, куда он заходит за своими документами. В нашей CRM уже больше тысячи счетов, так что мы знаем, какие мелочи здесь раздражают больше всего и как их убрать.

• счета с вашими реквизитами и нумерацией
• коммерческие предложения с позициями и суммой
• договоры по шаблону с данными клиента
• напоминание клиенту о неоплаченном счёте

Отдельно смотрим, как у вас формируются позиции. Если счета типовые — сохраняем готовые услуги с ценами, и менеджер лишь выбирает их из списка.

Пришлите нам два-три своих реальных счёта и договора — мы повторим их вид, чтобы клиенты не заметили разницы, кроме скорости.

Заявка с сайта не должна ждать, пока кто-то перепишет её из почты в CRM, — она должна появиться там сама.

Так работает наш сайт: человек заполняет форму или калькулятор, и заявка одновременно уходит на почту, в Telegram и карточкой в CRM — с именем, телефоном и расчётом. Для этого в Perfex есть «Web-to-Lead» — приём заявок с сайта напрямую; мы соединяем его с вашими формами на WordPress, OpenCart или любом другом сайте.

Здесь есть грабли, по которым мы прошли сами. Когда на нашем сайте заменили формы, старая связь с CRM тихо перестала работать — почта приходила, а в CRM не попадало ничего. Заметили на проверке. Ещё одна ловушка — обязательное поле в CRM, которого нет в форме сайта: такие заявки CRM молча отклоняет.

• формы сайта и калькулятор стоимости
• заявки от чат-помощника
• уведомление о новой заявке в Telegram
• защита от спама до того, как он попадёт в CRM

Поэтому мы ведём журнал переданных заявок и настраиваем фильтр от ботов: иначе спам из формы сыплется и на почту, и в CRM.

Раз в месяц сверяйте: сколько заявок пришло на почту и сколько появилось в CRM. Цифры должны совпадать.

Модуль — это дополнение, которое добавляет CRM нужную вам функцию, не трогая саму программу.

Для себя мы написали модуль, который создаёт задачи и счета одной командой из чата: пишешь «создай счёт клиенту за такую работу» — и он появляется в CRM с правильным номером и в журнале, как созданный вручную. Другой модуль считает, сколько часов программист потратил на задачи за неделю и сколько ему заплатить, — прямо из таймеров задач.

Принцип у нас один: модуль работает через штатные механизмы Perfex, а не пишет в базу данных напрямую и не меняет файлы самой программы. Тогда нумерация, уведомления и права работают как следует, а Perfex можно обновлять.

• задачи и счета одной командой из чата
• учёт часов и выплат подрядчикам
• хранилище паролей и доступов клиентов
• отчёты, которых нет в стандартном меню

Сначала всегда ищем готовый модуль: для Perfex их продаётся немало. Писать своё стоит, когда готового нет или он делает не то.

Честно: после большого обновления Perfex модули нужно проверять. Мы делаем это до обновления рабочей CRM, а не после.

CRM оживает, когда в ней уже есть ваши клиенты, а команда знает, что нажимать. Эти два шага мы берём на себя.

Базу переносим оттуда, где она живёт сейчас: Excel, Google Таблицы, экспорт из старой CRM. Перед переносом чистим дубли, приводим телефоны к одному формату и договариваемся, что переносить, а что оставить в архиве. Переносить всё «на всякий случай» — плохая идея: мусор из таблицы перекочует в новую систему.

Обучаем не общей лекцией, а под роли. Менеджеру показываем заявки и задачи, бухгалтеру — счета и оплаты, руководителю — отчёты и контроль. Оставляем короткие инструкции своими словами, чтобы новый сотрудник разобрался без нас.

• перенос клиентов, контактов и истории
• чистка дублей и единый формат телефонов
• обучение отдельно для каждой роли
• обновление Perfex и доработки после запуска

Первые недели после запуска — самые важные: появляются вопросы и мелкие неудобства. Мы отвечаем на них и правим настройки, пока привычка работать в CRM не закрепится.

Назначьте в команде одного человека, ответственного за CRM. Без него даже хорошо настроенная система постепенно обрастает беспорядком.