Перехід з російської CRM: куди переходити і як не втратити дані

У CRM лежить найцінніше, що є в бізнесу: контакти клієнтів, суми угод, домовленості менеджерів. Саме тому перехід з російської CRM — Bitrix24, amoCRM (Kommo) чи RetailCRM — лякає: страшно загубити базу, яку збирали роками. Ця стаття про те, як переїхати спокійно: куди переходити, що перенесеться повністю, а що частково, і в якому порядку все робити, щоб наступного ранку менеджери працювали як звичайно. Ціни — з нашого калькулятора.

Чому бізнес переходить з російських CRM саме зараз

CRM — це програма, де живе ваша база клієнтів: хто купував, про що домовлялися, кому передзвонити. Хмарна CRM зберігає ці дані на серверах постачальника, тож на них поширюються закони країни, де працює компанія-власник, і рішення, які вона ухвалює. Причини переходу в кожного свої, але зазвичай це три речі:

• Контроль над даними. Багато українських компаній вважають зайвим ризиком тримати базу клієнтів у сервісі, пов’язаному з російською юрисдикцією. Ми не даємо юридичних оцінок — практична логіка й так зрозуміла.
• Ризик раптової зупинки. В Україні вже запроваджували санкції проти частини російських IT-компаній, і правила можуть змінюватися. Найгірший сценарій — понеділок, коли CRM не відкривається або просить оплатити підписку, яку банк не пропускає, а список, кому дзвонити, лишився всередині.
• Питання партнерів. Великий клієнт чи закордонний замовник перед співпрацею іноді надсилає анкету: де зберігаються персональні дані і які сервіси мають до них доступ. Простіше, коли відповідь не потребує пояснень.

Порада, з якої варто почати навіть тим, хто переходити ще не готовий: зробіть повне вивантаження бази й збережіть його в себе. Це небагато роботи, а найгірший сценарій — втрата клієнтської бази — одразу знімається.

Куди переходити з російської CRM: чотири варіанти

Універсальної відповіді немає — усе залежить від того, як ви продаєте. Ось чотири шляхи, які ми пропонуємо найчастіше.

1. Готова українська чи зарубіжна CRM. KeyCRM, SalesDrive, NetHunt CRM, Uspacy, Pipedrive, HubSpot, Zoho CRM — хмарні системи з підпискою, які не треба розробляти. Для магазину з посилками і накладеним платежем — українські торгові CRM, для відділу продажів із довгими угодами — система з наочною воронкою. Про вибір і налаштування — сторінка впровадження готових CRM.
2. Perfex CRM на власному сервері. Для сфери послуг, агенцій і сервісних компаній: клієнти, проєкти, задачі й рахунки в одній програмі, яка встановлюється на ваш хостинг, а не в чужу хмару. Ліцензію купують один раз. Наша студія сама працює в ній. Докладніше — впровадження Perfex CRM.
3. KeyCRM для магазину на OpenCart. Замовлення з сайту падають у CRM, ціни й залишки повертаються на сайт, статус оновлюється сам. Таку двосторонню інтеграцію ми вже зробили й супроводжуємо в реальному магазині.
4. Власна CRM. Для бізнесу, який переріс готові системи: панель на тій самій базі, що й сайт, без підписки й без синхронізації, яка ламається. Під час переходу дані переносимо одразу в свою систему, без проміжної CRM. Приклад — на сторінці розробки CRM і в демо Apsite CRM.

Якщо переїхати треба терміново, чесна порада така: спершу копія даних і готова CRM. Розробка власної займає більше часу, ніж налаштування готової.

Що переноситься з російської CRM повністю, а що частково

Кожна CRM зберігає дані по-своєму, тому не все переїжджає один в один. Впорядковані дані — клієнти, угоди, задачі, товари — переносяться надійно. Складніше з тим, що система тримала «всередині себе». Ось чесна картина, яку ми даємо до старту, а не після.

Перед початком робіт ви отримуєте письмовий список: що переноситься повністю, що частково, а що лише зберігається в архіві. Рішення, чи критична вам історія чатів за три роки, ухвалюєте ви — комусь достатньо контактів і останніх угод.

Як перенести дані з російської CRM без втрат: шість етапів

Жодних «перенесемо все за вихідні навмання». Спершу копія й перевірка на малому обсязі, потім переїзд.

1. Аудит поточної CRM. Дивимося обсяг бази, воронки, додаткові поля, інтеграції із сайтом і телефонією. Часто з’ясовується, що половина полів давно не заповнюється. На виході — звіт: що є, що перенесеться, план переїзду.
2. Вивантаження й резервна копія. Забираємо все у файли — стандартним експортом або через API, спеціальний «вхід» для програм, який дає забрати дані повніше. Копію передаємо вам на диск чи в хмару: це ваші дані, і вони мають лежати у вас незалежно від того, як піде далі.
3. Карта полів. Звичайна таблиця у два стовпчики: ліворуч поле старої системи, праворуч — нової. «Джерело клієнта» стає «Каналом», три схожі «Коментарі» зводяться в один, етап «Думає» відповідає етапу «Чекаємо рішення». Тут же вирішуємо, що робити з дублікатами й тестовими угодами.
4. Тестовий перенос. Беремо, скажімо, сотню клієнтів з угодами й файлами і переносимо за картою. Ваші менеджери відкривають знайомих клієнтів і порівнюють: «тут мала бути сума», «цей клієнт був у Ірини». Помилки на сотні записів правляться швидко, на всій базі — це окрема робота.
5. Переїзд і паралельний період. Повний перенос зазвичай робимо в неробочий час. Одразу перемикаємо форми сайту, телефонію й месенджери на нову CRM і перевіряємо кожне джерело тестовою заявкою. Стара система на узгоджений час лишається відкритою — тільки для перегляду.
6. Звірка й завершення. Рахуємо: скільки клієнтів, угод і задач було й скільки стало; розбіжність має пояснюватися рівно кількістю прибраних дублікатів. Навчаємо команду, і стару CRM відключаємо тільки після вашого підтвердження.

Головні помилки під час переходу з російської CRM

За нашим досвідом, дані рідко губляться під час самого переносу. Губляться вони на дрібницях навколо нього.

• Спершу вимкнули стару, потім підключили нову. Форми сайту й телефонія кілька днів надсилають заявки «в нікуди», і ніхто не помічає, поки клієнт не передзвонить сам, уже роздратований. Перемикання джерел — окремий крок із перевіркою.
• Половина команди в старій системі, половина в новій. Дані розходяться, і їх доводиться зводити руками. Правило «з понеділка — тільки нова CRM» має прозвучати від керівника.
• «Перенесемо все як є, розберемося потім». Дві різні CRM ніколи не мають однакових полів; без письмової карти полів менеджер потім не знайде, звідки прийшов клієнт і яка була знижка.
• Копія «десь у підрядника». Якщо файли лежать не у вас, це не ваша копія. Таблиця клієнтів має відкриватися у вас в Excel, а кількість рядків — збігатися з цифрою в CRM.
• Переїзд посеред сезону. Плановий переїзд у тихий місяць проходить спокійно, терміновий у розпал розпродажу — з поспіхом і втратами.

Скільки коштує перехід з російської CRM

Ціни — з нашого калькулятора; точну суму рахуємо за 1 день після розбору й фіксуємо в договорі. Підписку на нову CRM ви оплачуєте її розробнику напряму.

• Лайт, від 9 900 грн — перенос клієнтів і контактів у нову CRM з перевіркою дублів.
• Нормал, від 19 900 грн — клієнти, угоди й етапи, задачі, історія, товари; тестовий перенос і звірка цифр.
• Фул, від 39 900 грн — повний переїзд: дані, файли, інтеграції із сайтом і телефонією, паралельний період без паузи.

Доповнення до пакета: перемкнути форми сайту — 3 500 грн, перемкнути телефонію — 3 500 грн, перенос файлів і документів — 2 500 грн, паралельний період — 2 500 грн. Обсяг теж впливає: до 5 000 записів (клієнти й угоди) — базова ціна, до 30 000 — плюс 20 %, до 100 000 — плюс 40 %. Розбір поточної CRM безкоштовний.

Часті запитання про перехід з російської CRM

Скільки часу займає переїзд?

Невелика база з однією воронкою переноситься помітно швидше, ніж кілька відділів із роками історії й десятком інтеграцій. Точний план із датами даємо після аудиту. Основна робота йде паралельно з вашою — менеджери не зупиняються.

Що потрібно від нас?

Доступ адміністратора до поточної CRM, людина, яка добре знає, як у ній працюють, і час менеджерів на перевірку тестового переносу. Якщо нова CRM ще не обрана — розповідь про те, як ви продаєте; варіанти підкажемо ми.

Чи можна перейти одразу у власну CRM, без проміжної?

Так, якщо час дозволяє: дані зі старої системи переносимо одразу в свою розробку. Але коли доступ уже обмежено, спершу робимо копію й переходимо на готову — розробка триває довше.

Що буде зі старою CRM після переїзду?

Ми не радимо видаляти її одразу. Якщо є можливість, залиште доступ для перегляду на узгоджений час, а копію даних зберігайте окремо від нової системи назавжди — на випадок, якщо колись знадобиться стара історія.

Чи обов’язково переходити саме зараз?

Юридичних висновків ми не даємо — щодо вашої ситуації краще порадитися з юристом. Практична порада проста: зробіть повну копію бази вже сьогодні, а переїзд плануйте заздалегідь, а не терміново. Напишіть нам — подивимося, що і куди можна перенести, і запропонуємо, з чого почати.