Власна CRM замість хмарної підписки
Інтернет-магазин товарів для майстрів перманентного макіяжу вів замовлення, склад і закупівлі в хмарній CRM, яка обмінювалася даними з сайтом. Ми розібрали процеси магазину, спроєктували власну CRM на тій самій базі, що й сайт, — з телефоном як головним робочим місцем — і зібрали клікабельний прототип на 59 екранів.
Магазин вів замовлення, склад і закупівлі в хмарній CRM Quince за підпискою, а сайт обмінювався з нею даними. Обмін регулярно давав збої — подвійне списання залишків, резерви, приходи товару, що не доходили на сайт, — і кожного разу їх доводилося лагодити. Клієнт захотів систему під свої процеси, якою зручно працювати з телефона.
Не міняти одну CRM на іншу, а зробити власну робочу систему. Розібрали процеси через бриф і аудит Quince, зафіксували все, чим менеджер реально користується щодня, і спроєктували окрему панель на тій самій базі, що й сайт: обмінюватися даними просто нема з ким. Інтерфейс — спершу під телефон, розробка — трьома етапами, починаючи з мінімуму для відмови від Quince.
Готово: бриф і аудит, план на 3 етапи й 21 модуль, клікабельний прототип на 59 екранів (30 мобільних і 29 десктопних) і каркас на тестовому сервері на даних магазину. Розробку клієнт поки не замовив, тож проєкт завершився на етапі проєктування. Прототип без бренду й даних клієнта можна погортати в демо Apsite CRM.
Живий прототип CRM для інтернет-магазину
Це живий клікабельний прототип, а не картинка: натискайте меню, відкривайте замовлення й картки товарів. Бренд і дані клієнта замінено вигаданими. На телефоні показуємо мобільну версію — ту, з якою менеджер працює щодня.
Як ми спроєктували CRM для інтернет-магазину
Розбір процесів і аудит чинної CRM
- Бриф у форматі «питання + варіанти відповіді»: хто працює в CRM, де з’являється товар, як ідуть закупівлі, які документи потрібні покупцям, що робити з невикупами
- Аудит хмарної CRM Quince: статуси замовлень, 15 типів цін (роздріб, опт, ціни від кількості), склад із резервами, постачальники, каси й рахунки
- Звірка з робочими екранами: у новій CRM має бути все, чим менеджер користується щодня, — у звичній логіці, але зручніше. Звідси кілька штрих-кодів на товар, поле УКТ ЗЕД для фіскальних чеків, Instagram у картці клієнта, перемикач «роздріб / опт» на замовленні й таблиця зі зміною статусу прямо в рядку
- Що свідомо не переносимо: кілька складів (реально працює один), роздрібну касу, комісійний і зарплатний блоки — вони в Quince стояли порожні
Архітектура: чому своя CRM і як вона влаштована
- Окрема панель на піддомені, на тому самому движку й базі, що й сайт: CRM читає й записує замовлення, товари та клієнтів напряму. Синхронізації немає — отже, немає й розбіжностей у залишках, які доводилося лагодити при обміні з Quince
- Mobile-first: клієнт майже весь час працює з телефона, тому кожен екран спершу спроєктовано під смартфон, десктоп — другим кроком
- Готове не пишемо вдруге: логіка резервів залишків, модуль Нової Пошти й фіскальних чеків Checkbox, наш AI-модуль перекладу, знижки від кількості, які вже працюють на сайті
- Модифікації сайту панель не зачіпає, ядро OpenCart не правиться — оновлення магазину не зламають CRM
- Перехід без ризику: Quince працює паралельно, поки нова CRM не прийме всі процеси; товари, клієнти й залишки переносяться з чисткою дублів
План модулів за етапами
- Етап 1 — відмова від Quince: замовлення (канбан і таблиця), ручне замовлення «за 30 секунд» із телефона, ТТН Нової Пошти в один клік із трекінгом, товари з конструктором цін від кількості, склад із резервами, дашборд власника
- Етап 2 — закупівлі й гроші: замовлення постачальнику з валютою, курсом і доставкою в собівартості; каси двох ФОП і контроль накладеного платежу; повернення й невикупи; чеки Checkbox; AI-наповнення карток за назвою, посиланням постачальника чи фото упаковки; акції та промокоди сайту; експорт в Excel за шаблонами
- Етап 3 — «розумна» CRM: Telegram-бот для менеджера й підписка покупців на статуси замовлення, прогноз «що дозамовити й коли товар закінчиться», нагадування клієнтам про розхідники, авто-націнка, ABC-аналіз і неліквіди, терміни придатності партій
- Наскрізне: журнал дій (хто що змінив) із кнопкою «Відкотити», пошук одним полем по замовленнях, товарах, клієнтах і ТТН, сповіщення, друковані форми
Екрани прототипу CRM для інтернет-магазину
Екрани клікабельного прототипу з демо Apsite CRM: десктоп для роботи за комп’ютером і мобільні екрани для щоденних справ із телефона. Бренд і дані клієнта замінено вигаданими.
Наведіть курсор на знімок — він прокрутиться. Торкніться знімка, щоб відкрити його повністю.
Етапи проєктування власної CRM
- 1Бриф: питання з варіантами відповіді, відповіді клієнта (липень 2026)
- 2Аудит чинної хмарної CRM: що реально використовується, а що стоїть порожнім
- 3Звірка з робочими екранами менеджера — перелік того, без чого нова CRM не обійдеться
- 4Комерційна пропозиція з планом на три етапи: перший — мінімум для відмови від Quince
- 5Дизайн і клікабельний прототип: 59 екранів, спершу телефон, потім десктоп
- 6Каркас на тестовому сервері на даних магазину (липень 2026): вхід, «Мій день», замовлення й товари
На чому працює CRM: OpenCart, PHP і API сервісів
Погортайте демо Apsite CRM на apsite.in.ua/crm-demo/ — там видно замовлення, склад і закупівлі так, як їх бачить менеджер. А потім напишіть нам: розберемо ваші процеси й чесно скажемо, чи потрібна вам своя CRM, чи вистачить готової.