«Нам потрібна CRM. Яку брати?» — з цього запитання починається половина розмов про автоматизацію в малому бізнесі. І майже завжди за ним ховається інше: чи вистачить готової програми за підпискою, чи варто робити свою. Нижче розкладаємо вибір по поличках: що таке готова CRM, що таке своя, чим між ними відрізняється Perfex і як за чотири запитання зрозуміти, що підходить саме вам. Усі ціни — з нашого калькулятора.

Що таке CRM і коли малому бізнесу вона справді потрібна

CRM — це програма, у якій живуть усі ваші клієнти, заявки й замовлення. Кожен дзвінок або повідомлення з Instagram стає карткою: хто звернувся, що хотів, що йому пообіцяли й коли передзвонити. Простими словами — записник менеджера, який не губиться і не звільняється разом із ним.

Потрібна вона не всім і не одразу. Ознаки, що час настав, зазвичай такі:

заявки приходять із сайту, телефону й трьох месенджерів, і хоча б одна на тиждень губиться;
обіцянки «передзвоню в четвер» тримаються на стікерах і пам’яті;
з’явився другий-третій менеджер, і ніхто не знає, хто якого клієнта веде;
на запитання «скільки заробили і звідки клієнти» ви відповідаєте «приблизно».

Якщо ж заявок кілька на тиждень і з клієнтами працює одна людина, чесна порада — акуратна таблиця й нагадування в телефоні. Про це ми докладніше пишемо в розділі «CRM-системи для бізнесу».

Готова CRM: чим хороша і де впирається в межі

Готова CRM — це сервіс, який працює в браузері й уже вміє основне: картки клієнтів, етапи угод, задачі, звіти, часто — зв’язок із Новою поштою та месенджерами. Ви платите підписку щомісяця, а налаштування під свій процес, з’єднання із сайтом, перенос даних і навчання команди можна доручити студії — це і є впровадження готової CRM.

Вибір великий. Для інтернет-магазину в Україні найчастіше дивляться на KeyCRM, SalesDrive чи LP-CRM — вони від початку зроблені під Нову пошту й накладений платіж. Для відділу продажів із довгими угодами — Pipedrive, NetHunt CRM, HubSpot, Uspacy. Російські системи ми не пропонуємо; якщо ви зараз у такій — це окрема історія про переїзд.

Плюси очевидні: швидкий старт і зрозуміла щомісячна плата. Межі теж є, і краще знати їх до покупки:

Процес має вкладатися в шаблон. Якщо у вас свої етапи замовлення, резерви й оптові ціни, готова система закриє половину, а решту добиватимуть таблицями.
Підписка росте разом із командою. Плата зазвичай іде за кожного користувача, і за кілька років сума може перевищити вартість власної системи.
Дані лежать у сервісу. Перед стартом перевірте, чи можна вивантажити всю базу у файл — це страховка на випадок переїзду.

Perfex CRM на своєму сервері: середній шлях між готовою і своєю

Perfex CRM — готова програма, яку не орендують, а купують один раз і встановлюють на власний хостинг, як сайт. Щомісячної плати за кожного співробітника немає, база клієнтів фізично лежить у вас, а функцій, яких бракує, можна дописати окремими модулями.

Perfex створена для послуг, проєктів і роботи з компаніями: клієнти, задачі, проєкти, рахунки, договори, кабінет клієнта. Студія сама веде в ній клієнтів, задачі й рахунки, тож знаємо її не з інструкції. Для інтернет-магазину зі складом і сотнями посилок вона не підходить, і ми про це кажемо чесно. Докладніше — на сторінці впровадження Perfex CRM.

Своя CRM: коли розробка окупається

Своя CRM — це програма, написана під те, як працює саме ваш бізнес. Найкраще пояснити на реальному прикладі. Інтернет-магазин вів замовлення, склад і закупівлі в хмарній CRM за підпискою, яка обмінювалася даними із сайтом. Обмін регулярно збоїв: товар списувався двічі, резерви й приходи не доходили на сайт, і кожен збій хтось лагодив руками. Ми спроєктували окрему панель на тій самій базі, що й сайт: обмінюватися даними стало ні з ким, а отже, зникли й розбіжності. Інтерфейс — спершу під телефон, бо з нього менеджер працює більшу частину дня. Вийшов клікабельний прототип на 59 екранів і план на 21 модуль у три етапи — подивитися його можна в кейсі CRM для інтернет-магазину й у демо Apsite CRM.

Своя система окупається, коли збігаються дві-три умови:

процеси не вкладаються в готову CRM, і команда живе «на дві програми»;
підписка на всіх користувачів за кілька років дорожча за розробку;
потрібно бачити замовлення, склад, доставку й гроші в одному місці, а не в п’яти сервісах.

Маленькій команді з типовим шляхом «прийняли — відправили — отримали гроші» розробка власної CRM — переплата; ми першими порадимо готову.

Готова CRM чи своя: порівняння за шістьма критеріями

Щоб не тримати все в голові, зібрали чотири шляхи в одну таблицю. Ціна в останньому рядку — стартова вартість нашої роботи за калькулятором; підписку на хмарну CRM чи ліцензію Perfex ви оплачуєте розробнику системи напряму.

Критерій	Готова хмарна CRM	Perfex CRM	KeyCRM + OpenCart	Своя CRM
Як платите	Підписка щомісяця, зазвичай за кожного користувача	Ліцензія один раз, далі лише хостинг	Підписка KeyCRM + разова інтеграція	Розробка на старті, підписки немає
Де дані	На серверах сервісу	На вашому хостингу	У вашому акаунті KeyCRM і на хостингу магазину	На вашому хостингу, в одній базі із сайтом
Під ваші процеси	У межах налаштувань сервісу	Налаштування + власні модулі	Штатний модуль + доробки під магазин	Повністю під вас, етапами
Швидкість старту	Найшвидше	Швидко: встановлення й налаштування	Швидко, якщо вистачає штатного модуля	Найдовше: спершу мінімальна версія
Кому підходить	Невелика команда, типові продажі	Послуги, проєкти, B2B: рахунки й договори	Інтернет-магазин на OpenCart	Нестандартні процеси, склад і гроші в одному місці
Наша робота	від 7 900 грн	від 9 900 грн	від 9 900 грн	від 59 000 грн

Зверніть увагу на рядок «де дані»: клієнтська база — один із найцінніших активів бізнесу, і ключі від неї мають бути у власника. У будь-якому варіанті головний доступ ми налаштовуємо на вас.

Як обрати CRM: чотири запитання до себе

Відповідайте чесно на чотири запитання — схема приведе до варіанта, з якого варто починати.

Схема вибору CRM: заявки губляться? процеси типові? послуги й дані у себе? магазин із нестандартними процесами? — таблиця, готова CRM від 7 900 грн, Perfex від 9 900 грн, своя від 59 000 грн — Ці запитання ми ставимо на безкоштовному розборі процесів. Ціни — стартові.

Заявки губляться, а менеджерів уже кілька? Якщо ні — CRM поки не потрібна, наведіть лад у таблиці. Якщо так — ідемо далі.
Процеси типові, команда невелика? Так — готова CRM: магазину зазвичай KeyCRM, відділу продажів — система з наочною воронкою угод.
Продаєте послуги, виставляєте рахунки й хочете тримати дані в себе? Так — Perfex на власному сервері: одна ліцензія замість підписки за кожного.
Магазин або виробництво з процесами, які не вкладаються в шаблон? Тоді рахуємо свою CRM — етапами, починаючи з мінімальної робочої версії.

Окремий випадок — магазин на OpenCart, якому вистачає KeyCRM: тут потрібна не своя система, а двостороння інтеграція KeyCRM з OpenCart, щоб замовлення, ціни й статуси ходили самі.

Скільки коштує впровадження CRM: готова, Perfex, своя

Усі цифри нижче — з нашого калькулятора; остаточну суму рахуємо за 1 день після короткого брифу й фіксуємо в договорі. Сама CRM (підписка чи ліцензія) оплачується окремо її розробнику.

Готова CRM — три пакети робіт:

Лайт, від 7 900 грн — готова CRM під ключ: воронка й поля під вас, заявки з сайту, до п’яти користувачів, коротке навчання.
Нормал, від 19 900 грн — процеси компанії в CRM: воронки, права, шаблони, інтеграція з сайтом і поштою, перенос даних, навчання команди.
Фул, від 39 900 грн — повне впровадження: Нова пошта, телефонія, Checkbox, автоматизації, звіти для власника, місяць супроводу.

Доповнення до пакета: інтеграція з сайтом 3 500 грн, Нова пошта 2 500 грн, телефонія 3 500 грн, перенос даних 4 500 грн, навчання команди 1 500 грн. Для інтернет-магазину ціна пакета множиться на 1,2, для B2B і виробництва — на 1,35. До п’яти користувачів — базова ціна, до п’ятнадцяти — плюс 20 %, до п’ятдесяти — плюс 40 %.

Perfex CRM під ключ — від 9 900 грн: встановлення на ваш сервер, українізація, воронка, поля й права, заявки з сайту. Інтеграція KeyCRM з OpenCart — від 9 900 грн за замовлення з магазину в CRM і налаштування штатного модуля.

Своя CRM — від 59 000 грн за мінімальну робочу версію (замовлення, клієнти, товари й залишки на одній базі із сайтом, мобільний інтерфейс), від 119 000 грн за робочу CRM зі складом, закупівлями, касами й звітами і від 199 000 грн за повну систему з AI-наповненням, Telegram-ботом, прогнозом закупівель і журналом дій. Робимо етапами, тож платити за все одразу не треба.

Часті запитання про вибір готової чи своєї CRM

Чи можна почати з готової CRM, а потім перейти на свою?

Так, і це нормальний шлях. Клієнтів, замовлення й товари з готової системи переносимо в свою, прибираючи дублі.

Скільки часу займає впровадження?

Готову CRM без складних інтеграцій запускаємо значно швидше, ніж свою розробку. Точний план і строки прописуємо в договорі після розбору.

Що потрібно від мене, щоб зрозуміти, яка CRM підходить?

Година часу й чесна розповідь, як зараз рухається заявка: звідки приходить, хто веде, де губиться. Розбір процесів безкоштовний і ні до чого не зобов’язує — на виході ви отримуєте рекомендацію й орієнтовну ціну.

Хто буде власником даних?

Ви. У хмарній CRM акаунт реєструється на вашу компанію, у Perfex і своїй CRM база фізично лежить на вашому хостингу. Ми працюємо як запрошені користувачі, і доступ нам можна закрити будь-коли.

А якщо після розбору виявиться, що CRM нам не потрібна?

Так буває, і ми скажемо про це прямо. Порадимо, як організувати таблицю й сповіщення про заявки, а до CRM повернетеся, коли команда виросте. Напишіть нам — почнемо з розмови.

Готова CRM чи своя: як обрати для малого бізнесу