«Нам нужна CRM. Какую брать?» — с этого вопроса начинается половина разговоров об автоматизации в малом бизнесе. И почти всегда за ним прячется другой: хватит ли готовой программы по подписке или стоит делать свою. Ниже раскладываем выбор по полочкам: что такое готовая CRM, что такое своя, чем между ними отличается Perfex и как за четыре вопроса понять, что подходит именно вам. Все цены — из нашего калькулятора.

Что такое CRM и когда малому бизнесу она действительно нужна

CRM — это программа, в которой живут все ваши клиенты, заявки и заказы. Каждый звонок или сообщение из Instagram становится карточкой: кто обратился, что хотел, что ему пообещали и когда перезвонить. Простыми словами — записная книжка менеджера, которая не теряется и не увольняется вместе с ним.

Нужна она не всем и не сразу. Признаки, что время пришло, обычно такие:

заявки приходят с сайта, телефона и трёх мессенджеров, и хотя бы одна в неделю теряется;
обещания «перезвоню в четверг» держатся на стикерах и памяти;
появился второй-третий менеджер, и никто не знает, кто какого клиента ведёт;
на вопрос «сколько заработали и откуда клиенты» вы отвечаете «примерно».

Если же заявок несколько в неделю и с клиентами работает один человек, честный совет — аккуратная таблица и напоминания в телефоне. Об этом мы подробнее пишем в разделе «CRM-системы для бизнеса».

Готовая CRM: чем хороша и где упирается в границы

Готовая CRM — это сервис, который работает в браузере и уже умеет основное: карточки клиентов, этапы сделок, задачи, отчёты, часто — связь с Новой почтой и мессенджерами. Вы платите подписку ежемесячно, а настройку под свой процесс, соединение с сайтом, перенос данных и обучение команды можно поручить студии — это и есть внедрение готовой CRM.

Выбор большой. Для интернет-магазина в Украине чаще всего смотрят на KeyCRM, SalesDrive или LP-CRM — они изначально сделаны под Новую почту и наложенный платёж. Для отдела продаж с длинными сделками — Pipedrive, NetHunt CRM, HubSpot, Uspacy. Российские системы мы не предлагаем; если вы сейчас в такой — это отдельная история о переезде.

Плюсы очевидны: быстрый старт и понятная ежемесячная плата. Границы тоже есть, и лучше знать их до покупки:

Процесс должен укладываться в шаблон. Если у вас свои этапы заказа, резервы и оптовые цены, готовая система закроет половину, а остальное будут добивать таблицами.
Подписка растёт вместе с командой. Плата обычно идёт за каждого пользователя, и за несколько лет сумма может превысить стоимость собственной системы.
Данные лежат у сервиса. Перед стартом проверьте, можно ли выгрузить всю базу в файл — это страховка на случай переезда.

Perfex CRM на своём сервере: средний путь между готовой и своей

Perfex CRM — готовая программа, которую не арендуют, а покупают один раз и устанавливают на собственный хостинг, как сайт. Ежемесячной платы за каждого сотрудника нет, база клиентов физически лежит у вас, а функции, которых не хватает, можно дописать отдельными модулями.

Perfex создана для услуг, проектов и работы с компаниями: клиенты, задачи, проекты, счета, договоры, кабинет клиента. Студия сама ведёт в ней клиентов, задачи и счета, так что знаем её не по инструкции. Для интернет-магазина со складом и сотнями посылок она не подходит, и мы говорим об этом честно. Подробнее — на странице внедрение Perfex CRM.

Своя CRM: когда разработка окупается

Своя CRM — это программа, написанная под то, как работает именно ваш бизнес. Лучше всего объяснить на реальном примере. Интернет-магазин вёл заказы, склад и закупки в облачной CRM по подписке, которая обменивалась данными с сайтом. Обмен регулярно сбоил: товар списывался дважды, резервы и приходы не доходили до сайта, и каждый сбой кто-то чинил руками. Мы спроектировали отдельную панель на той же базе, что и сайт: обмениваться данными стало не с кем, а значит, исчезли и расхождения. Интерфейс — сначала под телефон, потому что с него менеджер работает большую часть дня. Получился кликабельный прототип на 59 экранов и план на 21 модуль в три этапа — посмотреть его можно в кейсе CRM для интернет-магазина и в демо Apsite CRM.

Своя система окупается, когда совпадают два-три условия:

процессы не укладываются в готовую CRM, и команда живёт «на две программы»;
подписка на всех пользователей за несколько лет дороже разработки;
нужно видеть заказы, склад, доставку и деньги в одном месте, а не в пяти сервисах.

Маленькой команде с типовым путём «приняли — отправили — получили деньги» разработка собственной CRM — переплата; мы первыми посоветуем готовую.

Готовая CRM или своя: сравнение по шести критериям

Чтобы не держать всё в голове, собрали четыре пути в одну таблицу. Цена в последней строке — стартовая стоимость нашей работы по калькулятору; подписку на облачную CRM или лицензию Perfex вы оплачиваете разработчику системы напрямую.

Критерий	Готовая облачная CRM	Perfex CRM	KeyCRM + OpenCart	Своя CRM
Как платите	Подписка ежемесячно, обычно за каждого пользователя	Лицензия один раз, дальше только хостинг	Подписка KeyCRM + разовая интеграция	Разработка на старте, подписки нет
Где данные	На серверах сервиса	На вашем хостинге	В вашем аккаунте KeyCRM и на хостинге магазина	На вашем хостинге, в одной базе с сайтом
Под ваши процессы	В пределах настроек сервиса	Настройка + собственные модули	Штатный модуль + доработки под магазин	Полностью под вас, этапами
Скорость старта	Быстрее всего	Быстро: установка и настройка	Быстро, если хватает штатного модуля	Дольше всего: сначала минимальная версия
Кому подходит	Небольшая команда, типовые продажи	Услуги, проекты, B2B: счета и договоры	Интернет-магазин на OpenCart	Нестандартные процессы, склад и деньги в одном месте
Наша работа	от 7 900 грн	от 9 900 грн	от 9 900 грн	от 59 000 грн

Обратите внимание на строку «где данные»: клиентская база — один из самых ценных активов бизнеса, и ключи от неё должны быть у владельца. В любом варианте главный доступ мы настраиваем на вас.

Как выбрать CRM: четыре вопроса к себе

Отвечайте честно на четыре вопроса — схема приведёт к варианту, с которого стоит начинать.

Схема выбора CRM: заявки теряются? процессы типовые? услуги и данные у себя? магазин с нестандартными процессами? — таблица, готовая CRM от 7 900 грн, Perfex от 9 900 грн, своя от 59 000 грн — Эти вопросы мы задаём на бесплатном разборе процессов. Цены — стартовые.

Заявки теряются, а менеджеров уже несколько? Если нет — CRM пока не нужна, наведите порядок в таблице. Если да — идём дальше.
Процессы типовые, команда небольшая? Да — готовая CRM: магазину обычно KeyCRM, отделу продаж — система с наглядной воронкой сделок.
Продаёте услуги, выставляете счета и хотите держать данные у себя? Да — Perfex на собственном сервере: одна лицензия вместо подписки за каждого.
Магазин или производство с процессами, которые не укладываются в шаблон? Тогда считаем свою CRM — этапами, начиная с минимальной рабочей версии.

Отдельный случай — магазин на OpenCart, которому хватает KeyCRM: здесь нужна не своя система, а двусторонняя интеграция KeyCRM с OpenCart, чтобы заказы, цены и статусы ходили сами.

Сколько стоит внедрение CRM: готовая, Perfex, своя

Все цифры ниже — из нашего калькулятора; окончательную сумму считаем за 1 день после короткого брифа и фиксируем в договоре. Сама CRM (подписка или лицензия) оплачивается отдельно её разработчику.

Готовая CRM — три пакета работ:

Лайт, от 7 900 грн — готовая CRM под ключ: воронка и поля под вас, заявки с сайта, до пяти пользователей, короткое обучение.
Нормал, от 19 900 грн — процессы компании в CRM: воронки, права, шаблоны, интеграция с сайтом и почтой, перенос данных, обучение команды.
Фул, от 39 900 грн — полное внедрение: Новая почта, телефония, Checkbox, автоматизации, отчёты для владельца, месяц сопровождения.

Дополнения к пакету: интеграция с сайтом 3 500 грн, Новая почта 2 500 грн, телефония 3 500 грн, перенос данных 4 500 грн, обучение команды 1 500 грн. Для интернет-магазина цена пакета умножается на 1,2, для B2B и производства — на 1,35. До пяти пользователей — базовая цена, до пятнадцати — плюс 20 %, до пятидесяти — плюс 40 %.

Perfex CRM под ключ — от 9 900 грн: установка на ваш сервер, украинизация, воронка, поля и права, заявки с сайта. Интеграция KeyCRM с OpenCart — от 9 900 грн за заказы из магазина в CRM и настройку штатного модуля.

Своя CRM — от 59 000 грн за минимальную рабочую версию (заказы, клиенты, товары и остатки на одной базе с сайтом, мобильный интерфейс), от 119 000 грн за рабочую CRM со складом, закупками, кассами и отчётами и от 199 000 грн за полную систему с AI-наполнением, Telegram-ботом, прогнозом закупок и журналом действий. Делаем этапами, так что платить за всё сразу не нужно.

Частые вопросы о выборе готовой или своей CRM

Можно ли начать с готовой CRM, а потом перейти на свою?

Да, и это нормальный путь. Клиентов, заказы и товары из готовой системы переносим в свою, убирая дубли.

Сколько времени занимает внедрение?

Готовую CRM без сложных интеграций запускаем значительно быстрее, чем свою разработку. Точный план и сроки прописываем в договоре после разбора.

Что нужно от меня, чтобы понять, какая CRM подходит?

Час времени и честный рассказ, как сейчас движется заявка: откуда приходит, кто ведёт, где теряется. Разбор процессов бесплатный и ни к чему не обязывает — на выходе вы получаете рекомендацию и ориентировочную цену.

Кто будет владельцем данных?

Вы. В облачной CRM аккаунт регистрируется на вашу компанию, в Perfex и своей CRM база физически лежит на вашем хостинге. Мы работаем как приглашённые пользователи, и доступ нам можно закрыть в любой момент.

А если после разбора окажется, что CRM нам не нужна?

Так бывает, и мы скажем об этом прямо. Посоветуем, как организовать таблицу и уведомления о заявках, а к CRM вернётесь, когда команда вырастет. Напишите нам — начнём с разговора.

Готовая CRM или своя: как выбрать для малого бизнеса