Большинство CRM сегодня — облачные: вы арендуете чужую программу за подписку, а данные живут на серверах разработчика. Perfex CRM устроена иначе, и именно поэтому о ней стоит знать владельцам сервисного бизнеса. Мы в Apsite работаем в ней каждый день — ведём клиентов, задачи, проекты и счета, — поэтому рассказываем не по описанию на сайте разработчика, а из собственного опыта: что это, кому подходит, а кому нет, и сколько стоит внедрение по нашему калькулятору.

Что такое Perfex CRM простыми словами

CRM — это программа, где в одном месте собраны клиенты, заявки, задачи, проекты и счета: кто обратился, что ему пообещали, какой счёт ещё не оплачен. Perfex — одна из таких программ, но с двумя важными отличиями.

Во-первых, её покупают один раз, а не платят ежемесячно за каждого сотрудника. Во-вторых, она устанавливается на ваш собственный хостинг — так же, как сайт, — поэтому база клиентов физически лежит у вас, а не на чужом сервере. Наша собственная CRM живёт на том же хостинге, что и сайт студии; отдельный сервер не понадобился, для небольшой команды обычно хватает обычного тарифа.

Цена за такую самостоятельность — кто-то должен присматривать за программой: обновления, резервные копии, нужная версия PHP (языка, на котором написан Perfex). Это мы берём на себя в рамках внедрения и сопровождения.

Что умеет Perfex CRM и кому она подходит

Perfex создана для услуг, проектов и работы с компаниями — того, что называют B2B. Вот её основные возможности и для кого каждая из них действительно работает.

Что умеет Perfex CRM	Что это значит на практике	Кому это полезнее всего
Клиенты, сделки, предложения	Карточка клиента, этапы сделки от «новая» до «оплачено», коммерческое предложение с позициями и суммой	Отдел продаж, где сделка длится неделями
Проекты и задачи	Задачи со сроками, ответственными и таймерами; проект виден от старта до сдачи	Студии, агентства, подрядчики с командой
Счета и контроль оплат	Счёт за минуту с вашими реквизитами и правильной нумерацией, напоминания о неоплаченных	ФОП и ООО, которые выставляют счета ежедневно
Договоры по шаблону	Договор собирается из данных клиента, а не с нуля в Word	Компании с типовыми договорами
Кабинет клиента	Клиент сам видит свои счета, проекты и обращения в поддержку	Те, кому каждый день пишут «пришлите счёт ещё раз»
Заявки с сайта	Формы, калькулятор и чат-помощник передают заявки в CRM сами, уведомления — в Telegram	Все, у кого заявки приходят с сайта
Собственные модули	Функции, которых нет «из коробки», дописываются отдельным модулем без правок самой программы	Бизнес со своими процессами и отчётами

Сама по себе программа после установки — пустой шкаф с полками. Польза появляется, когда этапы названы вашими словами, поля — те, которые менеджеры действительно заполняют, а счета собираются из готовых данных. В нашей CRM уже больше тысячи счетов, так что мы знаем, какие мелочи здесь раздражают больше всего и как их убрать.

Кому Perfex CRM не подходит и что взять взамен

Честно: Perfex хороша не для всех, и на разборе процессов мы сразу говорим, если это не ваш случай.

Интернет-магазин со складом. Остатки, резервы, закупки, накладные Новой почты и кассы — не то, для чего создана Perfex; её пришлось бы переделывать почти полностью. Магазину лучше готовая торговая CRM, например KeyCRM, или собственная CRM на одной базе с сайтом.
Производство с этапами и очередью. Та же причина: главное в вашем бизнесе — товары и склад, а не клиенты и задачи.
Некому следить за сервером. Если не хочется иметь никаких дел с хостингом и копиями, удобнее облачная CRM по подписке — ничего не устанавливаете, просто заходите в браузере.
Несколько заявок в неделю. Автоматизация не окупится — сначала просто начните вести клиентов в CRM или даже в таблице.

Простой тест: составьте список из десяти главных действий команды за день. Если большинство — о клиентах, задачах, счетах и проектах, Perfex вам подходит. Если о складе и товарах — смотрите в другую сторону.

Как мы внедряем Perfex CRM: от сервера до модулей

Разбор процессов. Час разговора о том, откуда приходят заявки, кто выставляет счета, где теряются клиенты и деньги. На выходе — вывод, подходит ли вам Perfex, что настраиваем и что дописываем. Разбор бесплатный.
Схема CRM на бумаге. Этапы продаж, статусы задач, поля карточки, роли и перечень модулей — согласовываем до того, как что-то настраивать. На бумаге правка занимает минуты, в настроенной системе — часы.
Установка и настройка. Ставим Perfex на ваш хостинг на адрес вроде crm.ваш-сайт.ua, включаем защищённое соединение и почту, с которой CRM отправляет счета, доводим украинский интерфейс. Резервную копию не только настраиваем, но и пробуем восстановить: копия, из которой ничего не восстанавливается, — не копия.
Модули и интеграции. Подключаем формы сайта, калькулятор и чат-помощника, уведомления в Telegram, ставим готовые модули после проверки на копии CRM и пишем собственные там, где готовых нет. Как соединяем CRM с сайтом и сервисами — на странице интеграции CRM.
Перенос данных и обучение. Клиентов и контакты переносим из Excel, Google Таблиц или старой CRM, предварительно почистив дубли. Обучаем под роли: менеджеру — заявки и задачи, бухгалтеру — счета, руководителю — отчёты.
Запуск и сопровождение. Первые недели правим неудобства, дальше — обновления Perfex с проверкой модулей на копии, новые поля и отчёты, когда бизнес растёт. Абонплату не навязываем: платите за реальную работу, которую видите в задачах.

Одна деталь, на которой мы настаиваем: лицензию Perfex, хостинг и все доступы оформляем на вас. Если когда-нибудь захотите работать с другим подрядчиком, CRM останется вашей вместе с данными.

Сколько стоит внедрение Perfex CRM

Стоимость складывается из двух частей. Лицензию Perfex вы покупаете напрямую на себя, отдельно от наших работ, — её цену называет разработчик. Наша работа считается по калькулятору: три пакета, точную сумму фиксируем в договоре после разбора.

График: три пакета внедрения Perfex CRM — Лайт от 9 900 грн, Нормал от 24 900 грн, Фул от 49 900 грн — Стартовые цены пакетов для команды до пяти пользователей. Столбец «Нормал» — тот, что обычно закрывает потребности сервисной компании.

Лайт, от 9 900 грн — установка на ваш сервер, украинизация, воронка, поля и права, заявки с сайта.
Нормал, от 24 900 грн — процессы под вас: проекты, задачи, счета и договоры по вашим шаблонам, Telegram-уведомления, обучение.
Фул, от 49 900 грн — полная доработка: собственные модули под ваши процессы, интеграции, перенос данных, месяц сопровождения.

Дополнения к пакету: собственный модуль — 4 900 грн, Telegram-уведомления — 2 500 грн, перенос клиентов — 4 500 грн, обучение команды — 1 500 грн. До пяти пользователей — базовая цена, до пятнадцати — плюс 20 %, до пятидесяти — плюс 40 %.

Совет перед выбором: посчитайте подписку на облачную CRM для всей команды на два-три года вперёд и сравните с разовой лицензией Perfex и настройкой. Часто именно эта цифра и решает.

Perfex CRM в нашей студии: что мы дописали для себя

Лучший способ понять, что можно сделать с Perfex, — посмотреть, что мы сделали для собственной команды.

Заявки с сайта сразу в CRM. Человек заполняет форму или калькулятор — и заявка одновременно уходит на почту, в Telegram и карточкой в CRM с расчётом. Для этого в Perfex есть приём заявок с сайта напрямую; мы соединяем его с формами на WordPress, OpenCart или любом другом сайте.
Задачи и счета одной командой из чата. Руководитель пишет «создай счёт клиенту за такую работу» — и счёт появляется в CRM с правильным номером, как созданный вручную. Подробнее о таком сценарии — на странице Telegram-бот и AI в CRM.
Учёт часов подрядчиков. Модуль считает, сколько часов программист потратил на задачи за неделю и сколько ему заплатить, — прямо из таймеров задач.
Хранилище паролей и доступов клиентов — чтобы доступы не терялись в переписках.

Принцип один для всех модулей: они работают через штатные механизмы Perfex, не пишут в базу напрямую и не меняют файлы самой программы. Поэтому обновление для нас — плановое дело, а не риск сломать рабочую систему. И грабли мы тоже прошли сами: после замены форм на нашем сайте старая связь с CRM тихо перестала работать — почта приходила, а в CRM ничего не попадало. Заметили только на проверке. С тех пор ведём журнал переданных заявок и советуем раз в месяц сверять: сколько заявок пришло на почту и сколько появилось в CRM.

Частые вопросы о внедрении Perfex CRM

Сколько времени занимает внедрение?

Установка и базовая настройка — самая короткая часть. Дольше занимают перенос данных и собственные модули. Точный план с датами показываем после разбора и фиксируем в договоре.

Можно ли перенести клиентов из таблиц или другой CRM?

Да: клиентов, контакты и нужную историю из Excel, Google Таблиц или другой CRM, в том числе если вы переходите с Bitrix24 или amoCRM. Перед переносом чистим дубли и договариваемся, что переносить, а что оставить в архиве.

Что будет с доработками после обновления Perfex?

Ничего плохого, если они сделаны отдельными модулями, а не правками файлов программы. Перед обновлением рабочей CRM мы проверяем модули на копии. Если вам говорят «обновлять нельзя, всё сломается» — доработки сделаны неправильно.

Кому принадлежат данные?

Вам. CRM стоит на вашем хостинге, лицензия и доступы оформлены на вас, резервные копии лежат у вас. Мы работаем по договору и с доступом, который вы можете в любой момент забрать.

С чего начать?

Расскажите, как сейчас ведутся клиенты и счета — в таблице, в мессенджере или в другой CRM. Мы бесплатно разберём процесс и честно скажем, подходит ли вам Perfex. Напишите нам — ответим в течение рабочего дня.

Perfex CRM: что это, кому подходит и сколько стоит внедрение